Si estás buscando saber qué trámites son necesarios para cambiar de asesoría, estás en el lugar indicado.
En este artículo analizaremos cuál es el momento más adecuado para realizar el cambio de asesoría, así como la documentación que debes proporcionar a tus nuevos asesores. Nuestro objetivo es ayudarte a que la transición de una asesoría a otra sea rápida, sencilla y, sobre todo, segura.
Si te preguntas cuáles son los pasos que debes seguir para llevar a cabo un cambio de asesoría, cuál es el momento ideal para hacerlo o qué documentación necesita la nueva gestoría, aquí encontrarás las respuestas a estas preguntas frecuentes.
Cambiar de asesoría o gestoría: 3 sencillos pasos para conseguirlo rápido
Llevar a cabo un cambio de asesor puede parecer complicado y generar preocupación sobre cómo traspasar información y documentación tan importante de una asesoría a otra.
Si no te sientes bien atendido, los honorarios te parecen desorbitados o simplemente no tienes la suficiente confianza en tu actual asesoría, te damos una serie de consejos que te ayudarán para que el traspaso sea rápido y efectivo.
1. Busca una nueva asesoría
Tómate tu tiempo para buscar, preguntar y comparar opciones.
La nueva asesoría debe tener el conocimiento y la experiencia adecuada en la actividad que realizas, así como ofrecer comunicación directa con sus clientes.
2. Comunica el cambio a tu asesoría actual
Una vez que hayas elegido la nueva asesoría, el siguiente paso será informar a tu actual gestoría sobre el cambio. Mantén la calma, sé sincero y expón los motivos del cambio. Ellos no deben poner trabas en el proceso. Es crucial recordar que la documentación necesaria para el traspaso sigue en sus manos.
3. Documentación requerida por la nueva asesoría
La nueva asesoría o gestoría te ayudará en este proceso, brindándote las indicaciones necesarias y encargándose de solicitar la documentación relevante a la asesoría anterior.
Si deseas agilizar este paso, en general, la documentación necesaria es:
Cambio de gestoría para autónomos: ¿qué necesito?
- Libros de los registros de IRPF e IVA y, en su caso, libro registro de provisiones de fondos y suplidos.
- Libro registro de bienes de inversión (si deduces amortizaciones o debes practicar regularización de las deducciones efectuadas por adquisiciones de bienes de inversión).
- Modelos tributarios: Fundamentalmente, las declaraciones censales, es decir, el modelo 036 o el modelo 037. Sin embargo, si careces de certificado digital y los modelos trimestrales y resúmenes anuales han sido presentados por la asesoría, te recomendamos que los solicites también (-trimestrales- modelo 115, modelo 111, modelo 303, modelo 349, modelo 130, … -anuales- modelo 190, modelo 180, modelo 390…).
- Facturas emitidas y recibidas: Posiblemente, las tengas en tu poder, pero si te queda alguna duda, habla con la asesoría para que te las facilite en su totalidad.
Es responsabilidad de la antigua asesoría proporcionar toda tu documentación a la nueva asesoría. Se recomienda solicitar al menos la documentación del año en curso y del año anterior. Para el cambio de gestoría en autónomos, lo ideal sería tenerla de los últimos cuatro años (no prescritos).
Cambio de gestoría para empresa: ¿qué solicitar?
Además de los libros, registro de IVA, facturas emitidas y recibidas y modelos tributarios, las empresas que quieran realizar un cambio de gestoría tendrán que solicitar como mínimo:
- Libro de Sumas y Saldos o Balance de comprobación
- Libro diario
- Balance de situación y cuenta de pérdidas y ganancias
- Cuentas anuales del ejercicio anterior
Al igual que ocurre con los autónomos, es recomendable solicitarla como mínimo del año en curso y del anterior, aunque lo ideal será tenerla de los años no prescritos (4 últimos años). Además, debes tener presente que todos los autónomos, independientemente de sus ingresos, deben presentar la declaración de la Renta a partir de 2024, por lo que toda esta información deberás tenerla actualizada.
¿Cuándo es el momento más adecuado para realizar el cambio de asesoría?
Puedes ejecutar el cambio de asesoría en cualquier momento, pero es importante asegurarte de no tener una cláusula de permanencia con tu asesoría actual.
Es relevante tener en cuenta que existen momentos del año en los que los trámites fiscales están “cerrados”, lo que facilitará la transición del cambio de asesoría.
En este sentido, si estás considerando cambiar de asesoría próxima al final de año, se recomienda esperar al cierre fiscal del ejercicio.
De esta forma, será la antigua gestoría encargada de presentar los modelos tributarios del último trimestre y los resúmenes anuales en enero. Esto evitará la duplicidad de trabajo y los costes adicionales para ti, además de ayudar a delimitar la responsabilidad al haber tenido un único asesor durante el año.
Los principales motivos para cambiar de asesoría durante el mes de enero son:
1. Cierre Contable y Fiscal
Con carácter general para los autónomos y para las empresas, el año fiscal abarca desde el 1 de enero al 31 de diciembre. De esta forma, la asesoría saliente cerrará la contabilidad del año y presentará los modelos tributarios del año que se cierra, todo ello, con el propósito de que tu nueva asesoría empiece con el cómputo a cero, haciéndose cargo de todas las obligaciones fiscales y contables del nuevo año.
2. Duplicidad de trabajo y posible sobrecoste
Se eliminan las duplicidades de trabajo dado que, si cambias de asesoría durante el año en curso, la nueva asesoría tendrá que contabilizar nuevamente los meses transcurridos desde el 1 de enero. Esto podría conllevar un sobrecoste innecesario, consulta este punto con la nueva asesoría para evitar sorpresas.
3. Responsabilidad por posibles errores y/o comprobación de Hacienda
Si se detecta cualquier error o te ves sometido a una inspección o comprobación limitada de Hacienda, resulta más sencillo delimitar las responsabilidades si tan solo has tenido un asesor durante el año.
Consejos para elegir una nueva asesoría
Cuando estés en la búsqueda de una nueva asesoría para tu negocio, es crucial tomar en cuenta una serie de consideraciones que te ayudarán a seleccionar la opción más adecuada.
Aquí te proporcionamos algunos consejos adicionales para garantizar que tomes una decisión informada y acertada:
Evalúa la especialización y experiencia
Busca una asesoría que tenga experiencia específica en tu sector o industria. La familiaridad con los desafíos y requisitos particulares de tu negocio puede marcar la diferencia en la calidad del servicio que recibirás.
Investiga si la asesoría ha trabajado con empresas similares a la tuya y si cuenta con profesionales especializados en áreas relevantes para tu actividad empresarial.
Verifica la reputación y credenciales
Además de revisar reseñas y testimonios de clientes anteriores, verifica las credenciales y certificaciones de la asesoría. Asegúrate de que estén debidamente registrados y cumplan con todas las regulaciones y normativas fiscales y contables.
También puedes consultar con colegios profesionales o asociaciones del sector para obtener información adicional sobre la reputación y el historial de la asesoría.
Analiza la tecnología y herramientas utilizadas
En la era digital, es importante que la asesoría emplee tecnología actualizada y herramientas eficientes para gestionar la contabilidad y los trámites fiscales. Busca una asesoría que ofrezca soluciones tecnológicas que simplifiquen los procesos y mejoren la comunicación con sus clientes.
Esto puede incluir software de contabilidad en la nube, plataformas de gestión de documentos electrónicos y sistemas de comunicación en línea.
Evalúa la capacidad de respuesta y disponibilidad
Además de una atención cercana e inmediata, es importante que la asesoría sea capaz de responder a tus consultas y resolver tus inquietudes de manera oportuna.
Verifica cuál es su política de respuesta a correos electrónicos o llamadas telefónicas y asegúrate de que estén disponibles para atenderte en caso de emergencias o situaciones urgentes.
Considera la capacidad de planificación y asesoramiento estratégico
Más allá de simplemente presentar declaraciones fiscales y gestionar documentos, busca una asesoría que pueda ofrecerte asesoramiento estratégico para optimizar tu situación financiera y fiscal. Esto puede incluir recomendaciones para maximizar deducciones fiscales, planificación de impuestos, estrategias de crecimiento empresarial y análisis de viabilidad financiera.
Solicita una reunión inicial o consulta
Antes de tomar una decisión final, programa una reunión inicial o consulta con la asesoría para discutir tus necesidades y expectativas.
Aprovecha esta oportunidad para hacer preguntas específicas sobre sus servicios, tarifas, proceso de trabajo y cualquier otro aspecto relevante para ti. Esta interacción directa te permitirá evaluar la compatibilidad y determinar si la asesoría es la opción adecuada para tu negocio.
¿Estás buscando una nueva asesoría o gestoría para tu negocio?
Desde Trilus Asesores te hemos explicado todos los pasos para cambiar de asesoría y como habrás podido ver no es algo complicado.
A sabiendas de que el paso más delicado es la elección de la nueva asesoría, aprovechamos este post para darte unos tips para que encuentres la gestoría que mejor se adapte a tu negocio.
Aquí van:
- La profesionalidad de la nueva asesoría
En un primer momento, es difícil captarlo, por ello, os recomendamos realizar una búsqueda de opiniones, fundamentalmente en las reseñas de Google, si están ocultas desconfía.
Si nos satisfacen las opiniones el siguiente filtro será llamar a la gestoría o asesoría y consultarles sobre aspectos concretos de nuestra tributación, aquí ya intuiremos de su profesionalidad y trato.
- La atención cerca e inmediata:
Ya sea por correo, teléfono o por videollamada, y en su caso, presencialmente, una buena asesoría online tiene que tener una buena comunicación ofreciendo un trato cercano e inmediato.
- Asesoría real
¿Qué significa que sea una asesoría real? Básicamente que no se limiten a ser meras tramitadoras de documentos (modelos de hacienda, nóminas…). Esto adquiere mayor relevancia si lo trasladamos a las asesorías online low-cost donde su mayor diferenciación está en ofrecer programas de automatización de procesos y no se encargan de una optimización
Recuerda que la interpretación de la normativa fiscal o laboral dependerá de expertos en la materia y no de un programa implementado con el fin último de facilitar el trabajo a la tramitadora de documentos y minorar costes en personal.
En definitiva, más allá del precio de los servicios, os recomendamos basar la elección de la nueva asesoría en la profesionalidad y en la atención directa e inmediata. Piensa si tu documentación debe estar en poder de una asesoría que no busca diferenciarse por la calidad del servicio sino en el precio del mismo.
